¿Que debo saber o hacer antes de implementar un ERP?

ERP

Un ERP es un sistema de control y administración de recursos que ayuda a las corporaciones a tener un mejor manejo de sus recursos. Normalmente cuenta con módulos de ventas, compras, inventario, producción (a veces limitado), finanzas, contabilidad y RH.

Un ERP ayuda a las organizaciones a poder dar seguimiento a sus procesos dentro de un software, estos sistemas están conformados por un conjunto de módulos que operan de manera conjunta creando documentos y su relación entre ellos, para poder sacar reportes y tener centralizada la mayor información de las áreas en un solo sistema y una sola base de datos.

Dentro del mercado existen muchos ERP como SAP BO, People Soft de Orale, Microsoft Dinamycs, entre muchos otros, siendo estos los más famosos e implementados dentro del mundo de TI.

En este artículo, veremos lo que es necesario saber y hacer si es que se va a implementar un ERP, o bien, también para aquellos que no saben por dónde empezar.

Trabajo en equipo

Esto siempre es la clave de una buena implementación, ya que el implementador trabajará con cada área para obtener el análisis y el modelado de la información que será adaptada dentro del sistema ERP. Toda la información necesaria debe ser entregada por los miembros más importantes de cada departamento y en muchas ocasiones esta información es creada por varios departamentos en conjunto, por lo que deben ser capaces de tener una buena comunicación y gestión de la información que será entregada al consultor de ERP.

Tener los procesos bien definidos

Este es la primera acción y más importante, si bien no es necesario estar en un nivel muy alto de definición de procesos, si es indispensable, por lo menos, tener claro las actividades de cada departamento y persona, además, su comunicación entre ellos y saber como es que se realiza todo el flujo de trabajo, desde que se detona el proceso, sus diferentes caminos, hasta como finaliza el proceso, los niveles de acceso a la información, las autorizaciones de documentos y los candados de usuarios por roles y/o permisos.

Los sistemas deben adecuarse a la forma de trabajo de la empresa, a sus políticas, procesos, procedimientos, etc, por lo que es importante saber como es que se llevan a cabo las actividades del día a día. Este punto ayuda a poder comparar alternativas entre los diferentes sistemas y ver cual de ellos puede adaptarse mejor a la forma de trabajo.

Finalmente, si su empresa cuenta con un sistema de gestión de calidad como ISO 9001 o cualquiera que se le parezca, podemos decir que este punto lo tenemos cubierto, ya que este tipo de sistemas de gestión aportan todo lo necesario para poder tener un mejor control de los procesos.

Importante: Debemos tener claro que al decir que ...tener claro las actividades de cada departamento y persona..., no hablo que las mismas personas sepan de su trabajo, si no que, el tener documentación de los procesos, por lo menos de los más importantes, ya que en muchas ocasiones, esto ayuda al implementador a resolver sus dudas de manera más rápida y efectiva, además, de que evitamos el omitir cosas durante las juntas de análisis de procesos

Ningún ERP no se adapta 100% a la empresa

Es cierto que estos sistemas, si bien están desarrollados de tal manera que tengan la capacidad de poder adaptarse a cualquier tipo de situación, en ocasiones ciertos procesos no pueden ser llevados dentro del sistema o no es necesario hacer una inversión fuerte para tenerlos incorporados dentro del ERP. En muchas ocasiones, algunos procesos no entran dentro del ERP, ya sea porque es un proceso muy peculiar de la empresa, o porque no es necesario integrarlo o bien el módulo no se encuentra dentro del ERP en la versión que se está adquiriendo y aquí es donde entra el análisis del costo-beneficio del producto.

Un ejemplo claro es el módulo de nóminas, ya que este módulo muy pocos ERP incorporan de manera directa, en muchas ocasiones se tiene que comprar el módulo, o bien, desarrollarse, ya sea de manera inhouse o que un tercero lo desarrolle. Para poder analizar estas situaciones, debemos tener en cuenta las siguientes situaciones que pueden presentarse:

  • El módulo puede adquirirse por medio de la empresa o partner que comercializa el ERP: La mejor opción, ya que es garantía de su calidad, pero solo se venden aquellos módulos que son comunes a varias empresas o que se solicitan de manera concurrente y por lo tanto representan un área de negocio importante para la empresa del ERP.
  • El módulo debe desarrollarse inhouse, incorporándolo en el core del ERP: Esto es, desarrollar el módulo por el área de TI, más sin embargo, debemos medir que tan necesario es esta parte, esto porque se debe realizar una inversión en adquirir el paquete que ayude a comunicarse con el ERP y tener a desarrolladores con los conocimientos en estás librerías, y estos ingenieros se cotizan caro en el mercado, o bien, las capacitaciones para estás librerías son de igual manera elevado en precio.
  • El módulo debe desarrollarse inhouse, incorporándolo fuera del core del ERP: Esta es otra opción, en ocasiones solo se necesita crear un sistema que funcione fuera del ERP, ya que su impacto no es muy significativo dentro de los procesos de la empresa, pero es necesario tener un control o bien. En esta forma debemos tener en cuenta la manera en que se obtendrán los datos del ERP y como se guardará en el sistema, ya que al no estar dentro del core del ERP, no hay una manera de poder comunicar el sistema, por lo que debe tener una Base de Datos aparte. Esta opción es normalmente la más económica, y dependiendo el módulo que se quiera atacar, puede ser una buena opción.
  • El módulo debe desarrollarse por un tercero, incorporándolo en el core del ERP (puede ser un tercero o el partner o empresa que comercializa el ERP): Aquí siempre es viable hacerlo, en dado caso de que no exista en el mercado ese módulo y sea de máxima importancia para la operación de la empresa. También debemos evaluar si será el único módulo o uno de los pocos módulos que se incorporarán, en dado caso de que se tenga pensado crear muchos más módulos, lo mejor sería la opción 2.
  • El módulo debe desarrollarse por un tercero, incorporándolo fuera del core del ERP (puede ser un tercero o el partner o empresa que comercializa el ERP): Está opción es contratar a una fábrica de software que haga el desarrollo o los desarrollos fuera del ERP, es un sistema normal que es análisado, diseñado, desarrollado e implementado por la fábrica de software.

Procesos contables

Debo preguntarme si mis estados financieros van a acorde con mi operación de la empresa. Los sistemas ERP son importantes por 1 razón en especial, incorporan el módulo contable y de finanzas, es por ello que tienden a ser caros, ya que crean facturas de clientes y proveedores, recibos de pagos y todo aquello recae dentro de las cuentas contables definidas en cada país. En el caso de México, manejan la facturación 3.3 y toda su estructura para emitir facturas de clientes y sus facturas de pago, notas de crédito, etc. Además, tienen módulos para crear pólizas contables.

Importante: Las pólizas contables normalmente son para aquellas acciones que no están mapeadas dentro del ERP, es decir, cada acción que se haga dentro del sistema recaerá a la contabilidad, por lo que, al crear, por ejemplo, una factura de clientes, se crea el asiento contable al activo de clientes y cuentas por cobrar, al crear una factura de proveedores, se reconoce el pasivo, así mismo, con sus pagos, se crean los asientos de los pagos. Es por ello que cada acción, afectará a la contabilidad.

Se requiere tiempo

Este trabajo conlleva tiempo, podría pensarse que al ser un sistema ya hecho, solo es necesario instalarlo y configurarlo, como cualquier sistema común y finalmente capacitarse para poder operarlo, es un error creer que será rápido, todo dependerá de lo rápida que el consultor reciba la información solicitada, ya que deben analizarla y adecuarla al sistema, configurar cuentas contables, cargar plantillas, históricos o saldos iniciales, Además, capacitar al personal de cada área y hacer pruebas.

El tiempo puede variar mucho, puede ser 3 meses o hasta años de implementación, depende de la rapidez de obtener la información y que tan diferentes son los procesos de la empresa a los comunes, si hay que desarrollar módulos extras, crear documentos, mapear procesos, etc.

Costos

Los costos del sistema pueden variar dependiendo el ERP que se adquiera, pero en general, se incurren en un costo por los siguientes motivos:

  • Compra del ERP (en ocasiones esto no se paga, lo que se paga son las licencias)
  • Implementación de ERP por parte de un Partner
  • Compra de las licencias de usuario
  • Mantenimiento anual
  • Soporte técnico
  • Actualizaciones
  • Módulos extras
  • Capacitaciones fuera de tiempo
  • Licencias del motor de base de datos (en caso de no tenerlo)
  • Servidor en la nube o local (en caso de no tenerlo)
  • Licencia Windows Server (en caso de no tenerlo)

Conclusión

El implementar un ERP es una de las mejores opciones que una empresa puede tomar si quiere tener un control de sus procesos manteniendo la integridad de su información, pero es importante analizar los costos y el impacto que tendrán el sistema y que ERP se adecua mejor a las necesidades de la empresa.